公文写作中经常出现的错误
近年来，各地各部门按照中央有关规定和要求，认真做好公文处理工作，公文质量有了明显提高。但我们在公文审核过程中，也时常发现一些这样那样的问题。归纳起来，主要集中在以下几个方面：
一、公文格式不规范
公文格式是公文最基本的规范。对此，中央办公厅、国务院办公厅2012年下发的《党政机关公文处理工作条例》中，专门用一章的篇幅阐述了公文格式的相关要求；国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布的《党政机关公文格式》，对党政机关公文格式作出了明确而具体的规定。但在实际工作中，仍存在着不规范的情况。
（一）与标题有关的问题
1．无标题或标题要素不全。按照规定，公文一般应当有标题，且应由发文机关名称、事由和文种三个要素组成，如：《国家信访局关于召开第七次全国信访工作会议的请示》。其意义在于简明扼要地说明公文的核心内容，让阅文者一目了然，不用看正文也能知道“谁来文”和“什么事”。但我们在核发文稿或收文办理时经常看到，有的公文没有标题，非得看完全文才知道行文单位的意图；有的公文标题没有发文机关名称；有的公文标题中，事由概括不够准确、精练，让人看了一头雾水。
2．标题编排不美观。按照规定，标题编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，呈梯形或菱形。但一些同志对这一规定把握不准，导致有的标题仅与红色分隔线下空一行，显得十分局促；有的字数较多的标题不分行或分行不恰当；有的回行时把一个词拆开写在了两行，破坏了词义的完整。
（二）与落款有关的问题
1．不注意区分加盖印章的落款与不加盖印章的落款在编排上的不同。按照国家标准，红头文件六角括号怎么打，单一机关行文时，加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排；不加盖印章的公文，发文机关署名右空二字编排，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名的，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。在实际工作中，一些发文机关不注意这二者之间的区别，有的不加盖印章的公文落款也按加盖印章的公文落款标准编排，有的正好相反，将加盖印章的公文落款按不加盖印章的公文落款标准编排。
2．落款与正文空隔不当。常见的情况是：落款与正文空隔过大，少的空二三行，多的空五六行。应当留出多大空隔，应视文种而定。具体规定是：加盖印章的公文，印章顶端应当距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文，无论是单一机关行文还是联合行文发文机关署名，第一个发文机关署名都标注在正文（或附件说明）下空一行位置。
3．忘记加盖印章。一般而言，除有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章外，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章。但有的可能是因为负责发文的同志粗心大意或是发文时间紧急，匆忙出手，忘了用印；或是沿用过去的做法，署了发文机关名称就不再加盖印章。
（三）与附件有关的问题
经常见到的错误是：
1．附件说明编排不当。如，附件说明编排在正文下一行或与正文之间空隔多行、附件说明编排在落款下空一行、附件说明顶格编排等。正确的编排要求，在正文下空一行并左空二字，编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
有一个比较快捷的方法就是在英文输入法下，按住键盘上的Alt键不放，再按数字键盘上的相应数字就可以得出想要的字符。下面是常用的铵键代码：【 Alt+41406 】 Alt+41407 〔 Alt+41394 //可能这个是你想要的中括号 〕。
2．附件说明中，附件名称没有紧随“附件：”之后书写，而是另起一行。
3．附件名称较长需回行时，没有与上一行附件名称的首字对齐，而是顶格编排或是与附件顺序号对齐。
4．使用标点符号不当。有的未按照要求在附件顺序号后面使用下脚点，而是使用顿号、逗号等；有的在附件名称中使用书名号；有的在附件名称后使用分号或句号。
5．附件在文中的位置不当。这种情况主要出现在有版记的公文中，错将附件编排在版记之后，而一般情况下应该在版记之前另面编排。
6．附件标记不规范。按照规定，“附件”二字及附件顺序号应该用三号黑体字，附件顺序号用阿拉伯数字，不加标点符号，如“附件1”，而且要顶格编排在版心左上角第一行。与之有关的错误五花八门，常见的有：“附件”二字的字体不正确，有的用楷体，有的用宋体，有的用仿宋体；有的附件顺序号用汉字数字；有的在“附件”二字后面加冒号等，如“附件一：”；有的“附件”二字虽然编排在版心左上角第一行，却未顶格，而是左空二字。
（四）与字体字号有关的问题
1．没有按照规范使用字体。一般情况下，公文标题用二号小标宋体字；正文用三号仿宋体字。正文中，第一层标题用黑体字、第二层标题用楷体字、第三层标题用仿宋体字；正文中除中央领导同志批示内容外，一般不使用黑体字。但在实际工作中，有些同志不注意遵守这些规范，有的在第一层标题中用楷体，有的随意将第二层和第三层的标题加粗，或是将正文中一些重点内容任意使用黑体字标注。
2．在正文中甚至一个自然段中出现两种字体混用，如方正仿宋和仿宋。这种情况多数是因一篇文稿的内容由不同的电子文本剪贴而来造成的。
（五）格式方面的其他问题
1．文字没有对齐。按照规定，每个自然段的句首应左空两个字，第一个字与上下行的第三个字对齐。但我们在核稿时经常发现没有对齐的情况，出现最多的是左空仅一个字或一个半字。
2．附注编排位置不正确。公文中需要说明的其他事项，如公文的印发传达范围、使用时须注意的事项等，编排在成文日期下一行，左空二字用圆括号括入。而有的公文却编排在附件的位置或抄送的位置上。
3．落款在无正文页。在规范性公文中，落款不得落在无正文页，也不得使“此页无正文”的标识，而要通过适当调整行间距的方法来解决。
二、标点符号用法不规范
标点符号是辅助文字记录的符号，是书面语的有机组成部分，用来表示停顿、语气及词语的性质和作用。《标点符号用法（GB/T15834-2011）》作了明确规定和详细说明，便于人们正确掌握标点符号的用法，以准确表达文章、推动汉语书面语言的规范化。从核文情况看，在标点符号用法上主要有以下几个问题：
（一）没有分清点号之间的层级关系，“乱了辈分”。点号的作用在于点断，主要表示说话时的停顿和语气。点号又分句末点号和句内点号。句末点号用在句末，有句号、问号、叹号3种，表示句末的停顿和句子的语气。句内点号在句内，有逗号、顿号、分号、冒号4种。常用点号的层级关系从低到高应该是：顿号、逗号、分号、句号。从操作层面来解释，就是要先用句内点号，再用句末点号；先顿号，再逗号，然后是分号，最后才是句号。而我们看到有些文稿中，在分号与分号之间的句子里常出现句号，这是明显的错误，因为分号是句内点号，而句号是句末点号，不能混淆了它们之间的层级关系。
（二）没有分清标号之间的不同功能，“戴错帽子”。标号的作用是标明，主要标示某些成分（主要是词语）的特定性质和作用。在公文中，标号使用错误最多的是书名号。按照规定，书名、篇名、报纸名（包括板块、栏目名）、刊物名（包括栏目名），以及其他文化精神产品（如电影、戏剧、乐曲、舞蹈、摄影、绘画、雕塑、工艺品、邮票、相声、小品等）的题目可用书名号，非文化精神产品不能使用书名号，如：物质产品、商品、商标、课程、证件、单位、组织、奖项、活动、展览、集会、称号等。在实际工作中，许多同志对书名号的用法并不是很清楚，造成了书名号的滥用。如：“信息中心加大技术支持力度，建成《终结信访事项数据库》。”数据库不具备文化精神产品的属性，不能使用书名号，但为了强调，引起人们的注意，可以使用引号，即：“信息中心加大技术支持力度，建成‘终结信访事项数据库’。”
（三）不注意语意语境，“站错位置”。主要是出现在句号的使用上。句号是用于陈述句末尾的停顿，但有些同志在一句话的内容未表述完时用了句号。如：“我们认真贯彻落实，严格按照《通知》要求，周密部署，扎实推进。并以此为契机，进一步规范相关工作。”这一段话中的“并”是一个关联词，说明一句话未讲完，因此，在“并”字前，不能使用句号，而应该使用逗号。再如：“为充分发挥职能作用，真正关心干部，尊重人才，努力使人尽其才、才尽其用，为各级干部才能的发挥提供广阔的空间，创造必要的条件。根据《关于健全完善干部考核制度的意见（试行）》，就做好干部的日常管理，提高处级及以下干部平时考核质量，制定本实施办法。”其文中的句号用法也是错误的，因为讲到“创造必要条件”时，话未讲完，还要往下说，所以应该用逗号。
（四）不该标注时标注，“画蛇添足”。这种情况多发生在附件中或标题中。如：附件名称使用书名号、分号或句号；在公文标题中使用标点符号，而按照规定公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；在文中单列的第一层标题后加句号；对一些并非具有特殊含义的词语标注引号等，都属于此类情况。
（五）不按照规范标注文号中的括号，“蒙混过关”。按照规定，文号中的括号应该使用六角括号，如：“中发〔2007〕5号”。一些同志或不清楚有关规定，或是为了图省事，在书写文号时，常常使用圆括号或方括号，如：“中发[2007]5号”或“中发（2007）5号”，这些都是错误的。
三、数字用法不规范
公文中的数字包括两种，一种是阿拉伯数字，一种是汉字数字。在公文中如何使用，视情况而定，大致可分为两种情况：一种是“必须”的、“唯一”的选择，如统计表中的数值必须使用阿拉伯数字，而定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字数字。如：八国联军、五四运动、二万五千里长征、不管三七二十一、十七届六中全会，等等。另一种是可以“变通”的选择，如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字等，目前体例大都无统一规定，可以灵活掌握。但有两个可遵循的基本原则：一是凡可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，应使用阿拉伯数字；二是全篇体例应当一致。在公文中，数字使用不规范主要有以下几种情况：
（二）分数和百分比的表述。对于规范格式公文，分数和百分比的表述应使用阿拉伯数字的表述方法，如：“1/3”、“50%”，而不能使用汉字数字的表述方法。但许多同志在拟稿时都使用了汉字数字的表述方法，如：“三分之一”、“百分之五十”。
（三）概数的表述。与分数和百分比正好相反，概数的表述应使用汉字数字，如：“二三米”、“一两个小时”。但常常有同志使用阿拉伯数字，或在相邻的两个概数之间使用了顿号，如“2．3米”、“1．2个小时”或“二、三米”、“一、两个小时”。
1、首先打开一空白Word文档，然后点击工具栏“插入”选项卡。2、打开插入选项卡后，点击“符号”，下拉菜单内点击“其他符号”。3、展开子集，点击选中“CJK 符号和标点”子集。4、这时点击其中的左右两个六角括号即可输入。
（四）全文体例不一致。按照规定，如果遇到没有严格规定的数字用法，应遵循一个原则，就是要照顾到上下文，保持全文体例一致。但有的文稿却没有体现这个原则，如：“我局现有十二个司室，47个处。”正确的表述应为“我局现有12个司室，47个处。”又如：同一个文号的文件，在前一个自然段中表述为“5号文件”，后一个自然段却表述为“五号文件”。
四、序次语不规范
这种括号怎么打出来这叫六角括号，公文中常用于文件号中的年份。要用仿宋体，在输入法中选择特殊符号里面的六角括号，才能显示出六角括号〔〕。红头文件上文件号的那个中括号怎么打右键右下角的搜狗输入法，然后看到一个表情&。
序次语，是指标示内容先后次序的话语和数字。通常情况下序次语分两大类，一类是汉语的表达方法，一类是汉字数字加阿拉伯数字或拉丁字母的表达方法。
汉语的表达方法，适用于层次和序次较少较简单的情况。如：“第一，⋯⋯；第二，⋯⋯；第三，⋯⋯”，“其一，⋯⋯；其二，⋯⋯；其三，⋯⋯”，“首先，⋯⋯；其次，⋯⋯；再次，⋯⋯；最后，⋯⋯”，“一是⋯⋯；二是⋯⋯；三是⋯⋯”，“甲、⋯⋯；乙、⋯⋯；丙、⋯⋯”。这五套序次语是各自独立的，使用时要严格区分，不可混用。采用前三套序次语常见错误有两种：一种是序列混用。例如，“第一，⋯⋯；其次，⋯⋯”，“其一，⋯⋯；第一，⋯⋯，口／U，⋯⋯；其次，⋯⋯；第三，⋯⋯”。另一种是“第”“其”字头序次语，或“首先”“其次”“最后”等做序次语时，其后的标点使用不当，将序次语后的逗号误用为顿号。
汉字数字加阿拉伯数字的表达方法，适用于层次和序次较多的情况，但在使用中应注意序次语的层次和标点符号的标法。即：第一层是带有顿号的汉字数字，第二层是带括号的汉字数字，第三层是带下脚点的阿拉伯数字，第四层是带括号的阿拉伯数字。如：
Word中输入文件号的括号，需要找到特殊符号中的CJK符号和标点，那里面有文号的符号，以Word 2016为例，步骤如下：1、打开要插入文号的Word文档，选择上方的插入菜单，如下图所示：2、之前没有添加过的符号要选择其他符号，点。
一、⋯⋯
（一）⋯⋯
1．⋯⋯
（1）⋯⋯
采用这种表达方法常见错误有两种：一种是用不带括号的阿拉伯数字做序次语时，其后用顿号。例如，“1．⋯⋯”按照规定必须用下脚点。另一种是加括号的序次语后面加顿号或逗号。例如，“（一）、⋯⋯”“（1）、⋯⋯”或“（一），⋯⋯”“（1），⋯⋯”等。按照规定，加括号的序次语后面不用任何点号。
不过，这是序次语的一般顺序和用法，具体可根据文稿的具体情况选择从某一层序次语开始，选定之后应顺着该序次语的层次向下标示。使用较低层次的序次语之后不能再使用层次更高的序次语，但可以根据需要省去中间的层次，如“一、”后直接用“1．”。
五、不遵守行文规则
行文规则是党政机关行文中必须遵循和执行的行为规范，主要包括坚持公文处理原则、正确处理行文关系、准确把握行文方向、以恰当的行文方式行文等，是公文处理中非常重要、最具实质性的内容。与之相关的问题主要有以下三种：一是越级行文。行文关系应根据隶属关系和职权范围确定，一般不能越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。而实际工作中，中央和国家机关各部门常常会收到市（地）一级工作部门，甚至是县一级工作部门越级报送的请示或报告，而公文内容并不属于“特殊情况”。二是在报告等非请示性公文中夹带请示事项。虽然关于“请示应当一文一事；不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”的规定十分明确，我们时常看到这样一些公文，标题是（（××X关于×XXXXX的报告，或是文中有请示的内容，或是在正文结束时写“特此报告，请批示”。分析其原因，是发文机关想借此“搭车”，让上级领导机关批准其请示的事项，或是希望上级机关领导给个“批示”，得到“尚方宝剑”。三是对文中涉及多个部门职权内的事项事先未作协商取得一致意见，导致实施起来遇到困难或引起部门之间的矛盾。
六、紧急程度滥用
紧急程度是指公文送达和办理的时限要求，根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，如果确实十分紧急，可在信封上标注“限时送达”；电报的紧急程度分四级：“特提”“特急”“加急”“平急”。对于紧急程度的确定，是有一定要求的，如“特提”是指十分紧急必须立即办理。虽然只是一个小小的要素，如果标注不准确，也可能影响工作秩序。从工作实践中看，大家对于这个问题反映比较强烈的，不是紧急程度标低了，而是标高了。如，一般事项的公文被标成紧急，紧急事项的公文被标成特急，等等。我们时常会听到值班室或机要室的同志说，头一天深更半夜又被叫起来收文了，而所收的文有很多并不需要紧急办理。究其原因有二：一是领导的原因，不管什么时候也不管什么事，都要求“速办”；二是经办人的原因，抱着“把羊赶到别人圈里”的心理，认为把“球”踢出去，自己就踏实了。
七、密级设定随意
八、引文不规范
主要有三种情况：一是引用公文标题或会议名称不规范。引用公文标题或会议名称，在文中第一次出现时，应当完整，如果在后面的文中还要提到，可以用“以下简称‘X××X’”来指代。如：为贯彻落实中共中央、国务院关于进一步加强新时期信访工作的意见（中发[2007]5号，以下简称“5号文件”）；又如：为贯彻落实中共中央、国务院关于进一步加强新时期信访工作的意见（中发[2007]5号，以下简称意见》）。在实际工作中，引用不规范的情况时有发生，有的将《中共中央、国务院关于进一步加强新时期信访工作的意见》写成《中共中央、国务院关于进一步加强新时期信访工作的意见》，有的写成“中发5号文件”或“中央发5号文”，殊不知中发5号文件年年都有，不标明年份，就不知道到底是哪一年的5号文件。又如：全国信访工作经验交流现场会因为是在沈阳召开的，因此我们在口头上常讲“沈阳会议”，但写进文稿，就必须用规范的表述方法，即“全国信访工作经验交流现场会”（以下简称“沈阳会议”）。二是引用领导同志批示或指示（包括文章）不规范。引用领导同志批示或指示一般有两种做法，一种是引原文，这种做法必须忠于原文，完整准确地引用，不得随意删改字词，包括标点符号，而且引文必须用引号引起来。另一种是引用其主要内容，这种做法可以是略作删节、归纳等相关的文字处理，不加引号，但必须准确体现原文的主要精神，不得出于“为我所用”的想法，断章取义，任意歪曲。三是引用的文件和法律法规已失效。如，2000年，中共中央办公厅下发了（（中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<国家信访局职能配置、内设机构和人员编制规定>的通知（厅字[200035号）。2009年，国务院办公厅下发了国务院办公厅关于印发国家信访局主要职责内设机构和人员编制规定的通知（国办发[2009]22号）。而自（（国务院办公厅关于印发国家信访局主要职责内设机构和人员编制规定的通知（国办发[2009]22号）下发即日起，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发<国家信访局职能配置、内设机构和人员编制规定>的通知（厅字{：200035号）即已自动废止。因此，我们在引用时，就不能说“根据中办厅字E2000]5号和国办发~2009]22号文件赋予国家信访局的职能”，只能说“根据国务院办公厅关于印发国家信访局主要职责内设机构和人员编制规定的通知（国办发[2009322号）赋予国家信访局的职能”。
九、文字表述不规范
（二）常用口径错误。一些专用词是固定使用的，一旦写错，意思就不同了。如对于2010年信访工作的“三个工作重点”，有的同志写成“三个重点工作”或“三项工作重点”、“三项重点工作”，意思就有了偏差。还有一些词语在使用过程中与时俱进，发生了变化，我们一定要注意到这种变化。如党的十六大之前，我们使用“有中国特色的社会主义”这个概念，2002年党的十六大报告中改为“中国特色社会主义”，但2011年7月，我在审核一个材料时发现，其中还在使“有中国特色的社会主义”。又如，有的机构早已发生变化，但仍写旧名称，如人事部早在多年前与劳动和社会保障部合并为“人力资源和社会保障部”，但直到现在，仍有同志写成“人事部”。还有一些口径是特指的，如“信访人”，是指来信来访的群众，但有些文稿却用于指信访干部，如“信访人精神”。
（三）单位、人员排序混乱。单位和人员如何排序是起草公文时经常遇到而又容易搞错的一个问题。其实，掌握了以下基本原则之后，排序就不是问题了。单位（省份、部委、司局）排序的原则是：先地方后部委；省份按照国家行政区划排序，部委按照党、政、军、群的顺序排列，部委内设机构按照三定方案中司局顺序排序。人员排序的原则是：根据不同情况和需要排序，或按职，从高到低；或按姓氏笔画，从少到多；或按所在部门先后排序。
（四）不注意口头表达与书面表达的不同。口头表达通常比较随意、灵活，显得生动，书面表达比较规范、严格，显得严谨；一些口头表达方式的句子、口气可以用在领导讲话稿中，但不应用在正式的文件中。如，讲到年份时，口语有时为图方便，会说“04年”（读成“零四年”），但写到稿子里时，就要写完整，写成“2004年”，否则容易造成歧义。比如说“l1年”，到底是指l1年时间，还是指20l1年年份?这都是不可忽略的细节。
（五）词语搭配不当。虽然有些词的词意相近，但并不能互相替代。实际工作中，有些同志容易将它们混淆。如：“发扬党员的模范带头作用”。显然，“作用”是不能“发扬”的，而应该说“发挥”。又如：“在未办理法定程序的情况下”，应为“在未履行法定程序的情况下”；“加大协调’’应为“加强协调”或“加大协调力度”；“参观信访工作的发展历程”，应为“回顾信访工作的发展历程”。
（六）前后表述不一致。如前文讲成立“信访学会”，后文却成了“信访协会”；前文讲“各处”，后文却成了“各党支部”。我曾看到一篇文章，其中出现“信访干部”、“信访工作者”、信访工作人员”多种表述；还有一篇文章，区区百字就出现了“信访人、上访人、上访群众、信访群众”四种表述。
（七）易混淆字词使用错误。字词的误用是公文写作中长期存在和普遍存在的“顽疾”，直接影响到公文的准确性。诸如“截止”与“截至”，“做”与“作”，“必须”与“必需”，“公布”与“颁布”，“制定”与“制订”，“法制”与“法治”，“反应”与“反映”，“绝不”与“决不”，等等，这些字词的词意相近，但又有区别，使用中的错误率相当高。如“截止”和“截至”，这两个词都是动词，都有“到⋯⋯为止”的意思，但“截止”是终止、结束的意思，而“截至”大多指一个过程、一件事情暂告一段落，并不是终止或结束。“截止”一般用在时间之后，如“展览到5月30日截止”。“截止”如果用在时间之前，就需要加一个介词作补语或名词性词语加冒号，如“展览截止到5月30日”或“展览截止日期：5月30日”。“截至”则用于时间之前，不能用在其后，如“截至7月3013，共有5000人参观了展”，不能写成“截止7月30日，共有5000人参观了展览”。这些都需要我们认真加以辨析，从而准确使用。
（八）错别字和多字漏字。这是公文审核中最常见的问题。虽然有的文稿已经过层层审批，但仍存在明显的错别字或多字、漏字。错别字中，有的是同音字、有的是打错了字或选错字。如：“承上启下”变成“呈上启下”；“深受启发”变成“身受启发”；“来之不易”变成“来之不
宜”；“上下联动”变成“上下连动”；“遵照”变成“尊照”；“抚养”变成“扶养”；“重要组成部分”变成“重要组织部分”；“鲜为人知”变成“显为人知”。多字、漏字中，有的是修改文稿多删了或少打了一个字，有的是打字时输入法有联想功能，本来是打一个字，却出来一个词。如：“各省、治区、直辖市”，少了“自”字；“各项指导标任务落实情况”，多了“导”字；“中央织部'’、“有针对的意见”，分别少了“组”和“性”字。出现这些情况，究其根本原因，主要是拟稿人自身没有认真校对，也反映出一些参与审批的领导没有严格把关，相关的公文审核的规章制度没有落实到位。
