导读
很多领导有个习惯：拿到一篇公文，内容先不看，先改格式。有时候修改得烦了，甚至会把公文退回去重写。
很多公务员，特别是新进的年轻人，对公文格式不以为然，许多人甚至连Word的基本排版都不会，更别说公文格式，许多公文连排版都不排就直接交给领导。孰不知这是件非常严肃的事情，特别是法律文书格式，其规范化的意义自然是不言而喻的。
就拿检察机关的文书来说，发文字号中年份的括号是用六角号“〔〕”，而不是“【】”或“[]”，而法院则是用常见的括号“（）”，这些都应该是常识，所有公务员都应该学学这些规范，免得闹笑话。
提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）。该标准于2012年7月1日起正式实施。
此标准是对国标《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）的修订，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。
前 言
本标准按照GB/T 1. 1—2009给出的规则起草。
本标准根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》的有关规定对GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》进行修订。本标准相对GB/T 9704—1999主要作如下修订：
a）标准名称改为《党政机关公文格式》，标准英文名称也作相应修改；
b）适用范围扩展到各级党政机关制发的公文；
c）对标准结构进行适当调整；
d）对公文装订要求进行适当调整；
e）增加发文机关署名和页码两个公文格式要素，删除主题词格式要素，并对公文格式各要素的编排进行较大调整；
f）进一步细化特定格式公文的编排要求；
g）新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。
1、首先我们打开需要编辑的Word文档，选中表格的第一行。2、然后我们右键单击表格选择“表格属性”。3、然后我们在弹出来的窗口中点击打开“行”，打钩“在各页首端以标题行形式重复出现”，之后回车确定即可。
公文格式
1．范围
本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。
本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。
2．公文用纸幅面尺寸及版面要求
2.1 幅面尺寸
公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。
2.2 版面
页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，word文档怎么把字调到顶格，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
2.2.2 字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
2.2.3 行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
2.2.4 文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
3．印制装订要求
3. 1 制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。
3.2 印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
3.3 装订要求
骑马订或平订的公文应当：
（a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；
（b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
（c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm--5mm。
包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
4．公文格式各要素编排规则
4.1 公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。
4.2.1 份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
4.2.2 密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
4.2.3 紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.2.4 发文机关标志
由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
4.2.5 发文字号
编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
4.2.6 签发人
由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
4.2.7 版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
4.3.1 标题
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
4.3.2 主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。
4.3.3 正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4. 3.4 附件说明
4.3.5 发文机关署名、成文日期和印章
4.3.5.1 加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
4.3.5.2 不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
4.3.5.3 加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
4.3.5.4 成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
4.3.5.5 特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
word表格中内容输入在顶格，只需要对齐方式选择“考上居中对齐”即可。方法步骤如下：1、打开需要操作的WORD文档，选中表格内容。2、在选中区域内点击鼠标右键，点击“单元格对齐方式”，在弹出的选项中选择“靠上居中对齐”。
4.3.6 附注
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
4.3.7 附件
1.点击打开WORD文档，如图所示。2.进入WORD文档后，点击开始菜单，如图所示。3.找到段落，并点击段落右边的小箭头图标，如图所示。4.在段落窗口中点选缩进和间距，在缩进右侧里面勾选首行缩进，磅值为2字符，如图所示。
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。
附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
企业回在日常学习和工作中，可以使用风云pdf转换器转换文件格式，并且确定需要将word文档转换成pdf格式，具体操作步骤如下：1.双击打开软件，点击文档转PDF功能，将需要转换的word文档拖入软件。2.接着在风云pdf转换器中，选择文件输出格式3.全部设置。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
4.4 版记
4.4.1 版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
4.4.2 抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
4.4.3 印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
4.5 页码
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
5．公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
6．公文中计量单位、标点符号和数字的用法
7．公文的特定格式
7.1 信函格式
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。
发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
7.2 命令（令）格式
发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。签发人职务、签名章和成文日期的编排见7. 3. 5. 3。
7.3 纪要格式
纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
1、首先打开需要编辑的Word文档，进入到编辑页面中。2、然后点击打开段落工具区右下角中的小箭头图标按钮，打开段落设置。3、然后在弹出来的窗口中点击打开“特殊格式”，选择“无”，回车确定。4、然后Word文档中的段落就恢。
纪要格式可以根据实际制定。
