在生活工作中，我们可能会经历采购核算的过程。基于对供应链和财务的关系以及财务的整体框架的梳理，本文重点来拆解一下采购业务的财务核算细节，希望对你有所启发。
前言
由于对财务一知半解，在学习的过程中，我总觉得财务是个比供应链还要枯燥和晦涩的领域，供应链虽然也比较晦涩，但我们可以去现场真实的感受到物流和信息流的变动，那流动的实物，就像血液在心脏里的收缩一样，让供应链有了灵魂和呼吸。而且在供应链领域里，新手做采购员难做吗?，无论是业务还是系统建设，通常是不同的部门负责不同的职责，干好本职工作就行，虽然有协同，但是相对解耦。
上一篇文章，我们梳理了供应链和财务的关系，以及财务的整体框架，感兴趣的朋友可以回顾前一篇《业财一体化：从供应链业务到财务核算的全貌解析》，本篇文章，我们重点来拆解一下采购业务的财务核算细节。
01 采购入库与财务核算全流程
根据付款时机的不同，主要有两种采购入库类型：现购和赊购。
①现购：一手交钱，一手交货，货款当面结清。
②赊购：购销双方利用商业信用交易，先接收货物，再支付账款。
现购就像我们去超市买东西，想要把商品拿走，必须先支付。赊购就像我们小时候去隔壁王叔叔的小卖部买雪糕，先记账，等拿到零花钱了再补上。
企业与企业之间的采购行为，赊购比较常见，购销双方基于采购合同送货，到达账期后，再支付采购账款。赊购模式下，因为钱货不同步，在进行财务记账时，就会出现应付账款和暂估入库等一系列财务行为。
下图为赊购模式下的采购入库及采购核算全流程：
采购入库业务与财务全流程（赊购）
①采购员发起采购申请，审批通过后，开始和供应商谈判、签合同；
②有些采购需要支付预付款，供应商才发货，这时，需要先向财务申请支付预付款；
③供应商送货到指定仓库，仓库收货入库后，财务以入库明细做暂估入库，核算存货成本；
④供应商的发票送达财务以后，生成应付单冲暂估，出纳基于应付单给供应商支付余款。
在财务处理的过程中，预付款、应付款、付款和存货都会生成对应的总账凭证。
02 退供应商与财务核算全流程
如果采购的商品卖不动，或者出现了质量问题，按照采购合同约定，如果供应商愿意接收退货的话，可以对商品进行退供应商。退供应商是采购入库的逆向流程，即公司将商品发给供应商，供应商把钱退给公司。
退供应商的业务及财务核算流程如下图所示：
退供应商业务与财务全流程（赊购）
①采购员发起退供应商申请，在系统中创建退供单，退供单一般需要指定退供的批次，可以基于原采购入库单创建，也可以基于商品的批次库存创建；
②仓库接到退供单以后，按照需要退供的商品明细拣货发货，发货明细回传采购系统；
③供应商收到商品以后，办理退款（前提是已经收到了企业的采购付款）；
④财务基于发货明细对应付账款进行冲红处理，并生成总账凭证
03 采购入库的业务到财务信息流
采购入库单据流向
①采购员创建采购订单后，采购系统中会生成一张采购单，记录向供应商采购的商品和采购成本等信息；
总之，采购人员必须扩充见闻，具备“察言观色“的能力，才能对物品未来的供应趋势预谋对策。三、表达能力采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所要采购的各种条件，例如价格、数量、规格、交货期限。
②库房收到供应商的来货后操作入库，会生成仓库的入库单，记录实际入库的商品批次、数量信息，此入库信息也会同步给采购系统和财务系统；
③财务系统基于入库明细和采购成本生成向供应商付款的应付单，应付单记录应该向供应商支付的款项，以及已经支付和结算的款项信息；
⑤财务出纳基于付款申请单x向供应商支付应付账款，生成付款单，并将付款单与发票进行核销。付款单记录付款人、付款金额和付款方式等信息。
04 什么是财务预付款？
支付过预付款的商品，在财务核算时会与采购应付款进行冲销，即实际支付采购款项时，只需要支付剩余的金额即可，例如采购金额100元，提前预付款30元，则采购入库以后，还需付款70元。
常见的预付款有两种方式：第一种是和采购订单挂钩，按照采购订单的金额支付一定比例的预付款金额；第二种是和采购订单不挂钩，即签订合同后就支付一部分定金，然后才下采购单。
05 啥叫暂估入库？
暂估，顾名思义，就是暂时估算的意思。暂估入库指的是企业购买商品，商品已经验收入库，但是企业还没有收到发票，在月末合理估计入库成本。
为什么要暂估呢？我的理解是财务是以发票做最终结算依据的，但现实情况下，供应商往往会先送货，再补发票，这就会导致商品先入库了，发票还没到的情况。但既然实物已经入库了，就应该做财务的核算，但没有发票怎么办？那就只好先以入库明细做暂估入库咯。
暂估入库后，会基于采购入库明细生成入库成本和暂估应付单，待真实发票录入以后，会对暂估进行回冲，然后以真实的发票金额进行结算。
暂估入库
暂估回冲时，如果发生了实际确认的入库成本与暂估金额不一致，该如何处理呢？财务系统会根据实际成本与暂估金额的差额自动生成暂估补差单来调整入库成本，若实际成本大于暂估成本，则生成一张金额为正的暂估补差单；反之，则生成一张金额为负的暂估补差单。
关于入库成本的计算，我们在后续梳理财务存货功能时再详聊。
06 财务勾稽与核销
介绍两个会计在编制会计报表时常用的财务术语：勾稽和核销。
勾稽：也叫钩稽。是指某个会计报表和另一个会计报表之间以及本会计报表项目的内在逻辑对应关系，如果不相等或不对应，这说明会计报表编制出现问题。在采购入库的财务处理环节，勾稽发票的意思是将外购入库单与发票设置成关联单据，相互锁死，联查单据相互可以照应。已勾稽的发票才能执行入库核算。
1．服从分配，听从指挥，并严格遵守公司的各项规章制度和有关规定；2．负责公司的物资、设备的采购工作；采购管理 采购管理 3．负责对所采购材料质量、数量核对工作；4．有权拒绝未经领导同意批准的采购订单；5．负责办理交验。
核销：核指的是“审核、核实”，销指的是“注销、销账”，是对即将入账的记录与原始记录做关联销账的过程。在入库付款环节，核销是确定付款单与原始发票、应付单之间对应关系的操作，即指明每一次付款是支付哪笔采购业务的款项，只有经过核销的应付单才能真正作为付款处理。
简单的说，勾稽就是将两个单据之间相互关联，核销就是对于对单据进行核实并销账。
勾稽与核销
1、认真执行总公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。2、熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优。
07 讲一个采购的案例
最后，我们以一个实际业务案例来理一下采购的财务核算、预付款、暂估入库、采购退货等流程。
1、了解和熟悉整个采购流程：作为一名新职场人员，一定要对本职工作有深刻的认识，这样才能够更好的按照流程办事，避免犯下错误。所以采购人员想要把工作做好，就应当先掌握采购的具体流程，每一项工作都按照流产来办，这样起码。
老李是X公司的采购员，负责食品的采购，马上要到七夕节了，需要提前备一批巧克力做促销，老王向供应商询价后，以11.3元/盒的含税成本价采购了1000盒，共计需支付采购货款11300元。「这是采购流程」
按照合同约定，需要先支付采购订单金额20%的预付款，于是老李向财务申请了2260元（11300*20%）的预付款，7月1日，财务出纳打款。「这是预付款流程」
7月5日，供应商按时将1000盒巧克力送往X公司的库房，库房分批收货入库。入库明细同步到财务系统中生成暂估入库记录。「这是暂估入库流程」
7月10日，老李收到供应商邮寄来的采购增值税发票，递交财务录入系统后，生成实际应付单，系统以实际应付入账，并回冲暂估应付。「这是实际应付冲暂估」
7月20日，到了付款日期，老李根据应付单向财务申请支付供应商尾款9040元（本应付单已预付2260元，还剩9040元）。「这是付款申请流程」
8月10日，七夕过后，巧克力还剩200盒，按照合同约定，老李在采购系统中创建退供单，按原价将剩余库存退给供应商，仓库按照退供单中的信息发货「这是退供应商流程」
专栏作家
scm木笔，微信公众号：供应链产品笔记，人人都是产品经理专栏作家，著有《实战供应链》一书，成为既懂业务又懂系统的供应链实战专家
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